Dos personas del mismo equipo piden la misma semana de agosto, alguien no sabe cuántos días le quedan y RRHH descubre en diciembre que hay saldos sin disfrutar. La mayoría de problemas con las vacaciones no vienen de la ley, sino de no tener una sola fuente de verdad.
Un software de vacaciones y ausencias resuelve eso: cada persona ve su saldo y pide sus días, su responsable aprueba viendo quién más está fuera, y el calendario del equipo se actualiza solo. Hemos analizado 8 herramientas que usan empresas en España para que veas qué hace bien cada una.
En resumen
- Por ley corresponden al menos 30 días naturales de vacaciones al año, y el trabajador tiene que conocer sus fechas con dos meses de antelación.
- Lo que diferencia a un buen software es cómo calcula los saldos y cuánto se adapta a tu convenio.
- Si las ausencias no están conectadas con el control horario, el cómputo de horas nunca cuadra.
Qué hemos evaluado
Para cada herramienta hemos revisado, en octubre de 2026, su web oficial, su documentación pública y las opiniones de sus usuarios en plataformas de reseñas. Nailted es nuestro producto, así que lo conocemos desde dentro; por eso lo hemos valorado con los mismos criterios que al resto.
Criterio 1
Saldos automáticos
Que cada persona vea sus días disponibles sin que RRHH tenga que calcularlos.
Criterio 2
Políticas a medida
Devengo, días por antigüedad, acumulación de un año a otro y reglas según convenio.
Criterio 3
Calendario de equipo
Ver de un vistazo quién está fuera y evitar solapamientos.
Criterio 4
Aprobaciones flexibles
Suplentes, varios niveles o solo aviso al responsable.
Criterio 5
Conexión con el resto
Que las ausencias lleguen al control horario y a la nómina sin reescribirlas.
Criterio 6
Experiencia del empleado
Pedir días desde el móvil en segundos.
Los 8 software de vacaciones y ausencias analizados
1. Nailted
HRIS español con más de 20.000 usuarios en el que las ausencias están conectadas con el control horario y el resto de la gestión de personas.
Lo mejor
Políticas por país
Vacaciones, bajas y permisos con sus propias reglas en cada país donde trabajas.
Devengo, adelanto y acumulación
Devengo mensual, días por adelantado, acumulación con fecha de caducidad y días con cupo o ilimitados.
Calendario de equipo
Un color por persona, las solicitudes pendientes marcadas y los festivos de cada centro de trabajo.
Aprobar en un clic
Con los días y el saldo a la vista, con aprobación o solo aviso. RRHH puede registrar una ausencia en nombre de alguien.
Saldos y métricas
Días por persona y política, uso por tipo de ausencia e histórico de acumulados y caducados, exportables a CSV.
Agentes de IA
Preguntas por las ausencias de tu equipo con tus palabras y responden con datos reales. Los cambios los revisas tú.
- A tener en cuenta: las políticas y el devengo son muy configurables, así que conviene dedicar un rato al principio a definirlos bien.
2. Factorial
Plataforma que conecta RRHH, finanzas e IT, con un módulo de vacaciones y ausencias.
- Lo mejor: se pueden pedir ausencias por días, medios días u horas, y pasan solas al panel de incidencias de nómina.
- A tener en cuenta: si tu convenio tiene reglas complejas, el cálculo de saldos puede quedarse corto.
3. Sesame HR
Software de RRHH todo en uno con un gestor de vacaciones y ausencias.
- Lo mejor: un calendario de equipo pensado para evitar solapamientos.
- A tener en cuenta: algunas tareas, como gestionar los días de ausencia pendientes o cargar los calendarios y festivos locales de cada año, pueden resultar poco intuitivas.
4. Woffu
Software de gestión del tiempo con un módulo muy completo de vacaciones y ausencias.
- Lo mejor: reglas de arrastre y días por antigüedad según convenio, y hasta dos niveles de aprobación.
- A tener en cuenta: si sacas informes a menudo, algunos usuarios los encuentran poco claros.
5. Personio
Suite de RRHH con sede en Múnich.
- Lo mejor: los empleados gestionan sus propias ausencias y sustituciones, y el remanente de vacaciones se calcula solo.
- A tener en cuenta: los informes muestran las ausencias en días y no en horas, lo que complica el control de los permisos por horas.
6. Kenjo
Software de RRHH centrado en equipos con turnos o en ruta, con la gestión de ausencias desde la app.
- Lo mejor: las ausencias recurrentes, como un día libre fijo a la semana, se configuran una vez y funcionan solas.
- A tener en cuenta: conviene revisar bien la configuración al arrancar, porque algunos usuarios han detectado errores en el cálculo de vacaciones.
7. Bizneo
Suite de RRHH con un gestor de vacaciones muy configurable.
- Lo mejor: puedes aprobar ausencias a un grupo de empleados a la vez y poner topes de horas por tipo de ausencia.
- A tener en cuenta: configurar todas sus reglas lleva más tiempo de implantación que en herramientas más sencillas.
8. Vacation Tracker
Herramienta internacional especializada solo en vacaciones y ausencias.
- Lo mejor: fechas bloqueadas y sincronización con Google Calendar y Outlook.
- A tener en cuenta: solo gestiona ausencias, así que el fichaje, los documentos o las evaluaciones van en otras herramientas.
¿Excel o software? Cuándo dar el salto
Una hoja de cálculo puede servir para un equipo de cinco personas. Estas son las señales de que ya se ha quedado corta:
- Calculas los saldos a mano y alguien acaba con más o menos días de los que le tocan.
- Las solicitudes llegan por correo, chat o de palabra, y no queda rastro de quién aprobó qué.
- Te enteras de los solapamientos cuando ya es tarde.
- Hay festivos locales distintos según el centro de trabajo.
- Cada mes cruzas a mano las ausencias con los fichajes o con la nómina.
Tres errores al elegir software de vacaciones
Mirar solo la solicitud
Pedir días lo hace cualquier herramienta. Lo difícil es el cálculo: devengo, días por antigüedad, acumulación y caducidad. Pruébalo con tu convenio antes de decidir.
Separar ausencias y control horario
Si viven en herramientas distintas, una baja no se descuenta del cómputo de horas y alguien en RRHH acaba cuadrándolo a mano.
Olvidar al manager
El que aprueba necesita ver quién más está fuera esa semana. Si no lo ve, aprobará a ciegas.
Preguntas frecuentes
Los que fije el convenio colectivo o el contrato, pero nunca menos de 30 días naturales al año, según el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores. No se pueden sustituir por dinero.
El trabajador debe conocer las fechas que le corresponden al menos dos meses antes de empezar a disfrutarlas.
Con un calendario compartido y saldos que se calculen solos. Un software de vacaciones centraliza las solicitudes, las aprobaciones y los días disponibles de cada persona.
Sí, si quien aprueba ve el calendario del equipo antes de decidir. Algunas herramientas permiten además bloquear fechas.
Ausencias y vacaciones en Nailted
Vacaciones sin correos ni Excel
Cada persona pide sus días, su responsable los aprueba con el saldo a la vista y el calendario del equipo se actualiza solo.
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