Llega diciembre y en el equipo hay quien todavía tiene una semana de vacaciones por gastar. ¿Se pierden el 31 de diciembre? ¿Se pueden pasar a enero? ¿Y pagarlas? Las vacaciones no disfrutadas son una de las dudas que más se repiten en RR. HH. cuando se acerca el cierre del año, y la respuesta tiene más matices de lo que parece.
Te lo explicamos con lo que dice el Estatuto de los Trabajadores, lo que ha añadido la jurisprudencia europea y lo que conviene hacer como empresa para cerrar el año sin sorpresas.
En resumen
- Como regla general, las vacaciones se disfrutan dentro del año natural y no se pueden cambiar por dinero.
- No se pierden automáticamente si la empresa no ha facilitado que se disfruten: así lo dijo el Tribunal de Justicia de la UE en 2018.
- Si una baja médica o un permiso por nacimiento impiden disfrutarlas, se pueden tomar después, aunque haya acabado el año.
- Solo se pagan cuando termina el contrato, en el finiquito.
¿Qué pasa con las vacaciones no disfrutadas al acabar el año?
El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores establece que las vacaciones anuales retribuidas no se pueden sustituir por una compensación económica y que duran como mínimo 30 días naturales al año. La práctica habitual, y lo que dicen la mayoría de convenios, es que se disfrutan dentro del año natural en el que se generan.
A partir de ahí, hay tres escenarios posibles para los días que quedan pendientes el 31 de diciembre:
- La persona no las ha pedido aunque podía hacerlo, y la empresa le ha informado a tiempo y le ha dado la oportunidad real de disfrutarlas: en ese caso, lo normal es que se pierdan.
- La empresa no ha facilitado que se disfruten (no hay calendario, se han denegado por necesidades del servicio, nadie avisó del saldo): no se pierden.
- Una baja médica o un permiso por nacimiento lo han impedido: se pueden disfrutar después, con los plazos que veremos más abajo.
¿Se pierden las vacaciones si no se disfrutan?
No de forma automática. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea lo dejó claro en dos sentencias del 6 de noviembre de 2018 (asuntos Kreuziger, C-619/16, y Max-Planck, C-684/16): una persona trabajadora no puede perder sus vacaciones solo porque no las haya pedido.
Para que se pierdan, la empresa tiene que poder demostrar que:
- Informó a la persona, de forma clara y con tiempo suficiente, de los días que tenía pendientes.
- La animó y le dio la oportunidad real de disfrutarlos, incluso pidiéndoselo formalmente si era necesario.
- Le avisó de que, si no los disfrutaba, los perdería al final del periodo.
En la práctica, la carga de la prueba es de la empresa. Por eso conviene tener los saldos de vacaciones a la vista de cada persona y dejar constancia de los recordatorios.
Excepciones: cuándo se pueden disfrutar después
El propio artículo 38.3 del Estatuto prevé dos excepciones en las que las vacaciones se disfrutan aunque haya terminado el año:
Embarazo, parto, lactancia y nacimiento
Si las vacaciones fijadas en el calendario coinciden con una incapacidad temporal por embarazo, parto o lactancia, o con la suspensión del contrato por nacimiento, la persona tiene derecho a disfrutarlas en otra fecha al terminar esa situación, aunque haya terminado el año natural.
Otras bajas médicas
Si una incapacidad temporal por otra causa impide disfrutar total o parcialmente las vacaciones del año, se pueden disfrutar cuando termine la baja, siempre que no hayan pasado más de 18 meses desde el final del año en que se generaron.
| Situación | ¿Se pierden el 31 de diciembre? | Hasta cuándo se pueden disfrutar |
|---|---|---|
| No se pidieron y la empresa informó y facilitó su disfrute | Sí, como regla general | Hasta el 31 de diciembre (o lo que diga el convenio) |
| La empresa no facilitó su disfrute | No | Hay que acordar las fechas |
| Baja por embarazo, parto o lactancia, o permiso por nacimiento | No | Al terminar esa situación |
| Otra baja médica | No | Hasta 18 meses después de acabar el año |
| El contrato termina con días pendientes | — | Se pagan en el finiquito |
¿Se pueden pasar las vacaciones al año siguiente?
Fuera de las excepciones legales, depende de tu convenio colectivo o de lo que se acuerde en la empresa. Muchos convenios permiten disfrutar los días pendientes durante el primer trimestre del año siguiente, y muchas empresas lo regulan en su política de vacaciones.
Si lo permites, ponlo por escrito: cuántos días se pueden arrastrar, hasta qué fecha y qué pasa después. Y aplícalo igual a toda la plantilla. Un software de vacaciones puede gestionar la caducidad sola: en Nailted, por ejemplo, se configura la acumulación con fecha de caducidad en la política de cada país.
¿Se pueden pagar las vacaciones no disfrutadas?
Solo cuando termina la relación laboral. Mientras el contrato sigue vigente, la empresa no puede pagar las vacaciones en lugar de dejar que se disfruten, aunque la persona lo pida. Si se hace, la persona podría reclamar igualmente sus días, porque el pago no sustituye a las vacaciones.
Cuando el contrato termina, por despido, dimisión o fin de contrato, los días generados y no disfrutados se pagan en el finiquito. Para calcular el importe:
- Calcula los días generados hasta la fecha de baja y resta los ya disfrutados. Te lo explicamos con ejemplos en cuántos días de vacaciones me corresponden.
- Multiplica los días pendientes por el salario diario. Una forma habitual de calcularlo es dividir el salario bruto anual (con las pagas extra) entre 365, si las vacaciones son en días naturales.
Por ejemplo, con un salario bruto anual de 30.000 € y 5 días naturales pendientes: 30.000 ÷ 365 = 82,19 € al día × 5 días = 410,96 € brutos. Este importe tributa en el IRPF y cotiza a la Seguridad Social como el resto del salario.
Si la empresa no los paga, la persona tiene un año desde que termina el contrato para reclamarlos.
Qué hacer como empresa antes de cerrar el año
La mejor forma de evitar conflictos con las vacaciones no disfrutadas es que no haya vacaciones sin disfrutar. Estos pasos te ayudan a llegar a diciembre con los saldos limpios:
- Revisa los saldos en octubre o noviembre, no el 20 de diciembre. Así hay margen para planificar.
- Informa a cada persona de sus días pendientes, por escrito, y recuérdale qué pasa si no los disfruta.
- Pide a los managers que cuadren los turnos del equipo para que todo el mundo pueda cogerlos sin dejar el equipo vacío.
- Deja constancia de los recordatorios. Si algún día hay una reclamación, tendrás que demostrar que lo facilitaste.
- Revisa las bajas médicas del año: esas personas pueden tener derecho a disfrutar sus días más adelante.
- Publica ya el calendario del año que viene con los festivos de cada centro, para que la gente planifique con tiempo. Aquí tienes el calendario laboral 2027 por comunidades.
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Cómo evitar que se acumulen las vacaciones
Cuando las vacaciones se llevan por correo y en una hoja de cálculo, el saldo de cada persona solo se conoce cuando alguien lo pide. Con un software de vacaciones y ausencias, cada persona ve en todo momento cuántos días le quedan, los pide en un clic y su responsable los aprueba con el calendario del equipo a la vista.
Además, puedes automatizar los recordatorios. En Nailted, por ejemplo, puedes pedir a un agente de IA que cada mes avise a quien tenga más de cierto número de días pendientes, y que te deje a ti el resumen.
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Preguntas frecuentes sobre las vacaciones no disfrutadas
Como regla general sí, pero solo si la empresa informó a la persona de sus días pendientes y le dio la oportunidad real de disfrutarlos. Si la empresa no lo facilitó, o si una baja médica o un permiso por nacimiento lo impidieron, no se pierden.
Solo si termina tu contrato. Mientras sigues en la empresa, las vacaciones no se pueden cambiar por dinero.
Si la baja fue por embarazo, parto o lactancia, o por el permiso por nacimiento, al terminar esa situación. Si fue por otra causa, hasta 18 meses después del final del año en que se generaron.
Depende de tu convenio o de la política de la empresa. Muchos permiten disfrutarlas durante los primeros meses del año siguiente.
Se multiplican los días generados y no disfrutados por el salario diario, que suele calcularse dividiendo el salario bruto anual entre 365.
Las fechas se fijan de común acuerdo, según el convenio, y tienes que conocerlas con al menos dos meses de antelación. Si no hay acuerdo, decide el juzgado de lo social.
