El onboarding es el proceso con el que una empresa incorpora a una persona nueva: desde que firma hasta que trabaja con autonomía. Bien hecho, cada persona sabe qué tiene que hacer y quién la ayuda. Mal hecho, el primer día empieza sin portátil y la primera semana sin plan.
En esta guía te contamos qué es el onboarding, sus fases desde antes del primer día hasta los 90 días, un checklist por responsable, cómo medirlo y cómo cerrar bien la salida de una persona con el offboarding.
En resumen
- El onboarding empieza antes del primer día y suele extenderse hasta los 90 días.
- Funciona mejor cuando cada tarea tiene un responsable y una fecha: la persona, su manager, RR. HH., IT y un buddy.
- Se mide con tareas completadas a tiempo, días hasta completar el proceso y pulsos de cómo se siente la persona.
Qué es el onboarding
El onboarding, o proceso de incorporación, es el conjunto de tareas que preparan la llegada de una persona y la acompañan en sus primeras semanas: firmar el contrato, tener el equipo listo, conocer al equipo, entender sus objetivos y saber cómo funciona la empresa.
No es lo mismo que la bienvenida del primer día. La bienvenida es un momento; el onboarding es un proceso con fases, responsables y fechas.
Las fases del onboarding
| Fase | Objetivo | Ejemplos de tareas |
|---|---|---|
| Antes de empezar (preboarding) | Que el primer día no empiece con trámites | Firmar el contrato, completar sus datos, preparar el portátil y los accesos |
| Primer día | Que se sienta esperada | Mensaje de bienvenida, presentación al equipo, café con el buddy |
| Primera semana | Que entienda cómo se trabaja | Plan de la primera semana, herramientas, primeras reuniones 1:1 |
| Primer mes | Que empiece a aportar | Objetivos iniciales, formación del puesto, pulso de cómo va |
| Hasta los 90 días | Que trabaje con autonomía | Revisión de los 90 días, feedback en ambas direcciones |
Checklist de onboarding por responsable
Un onboarding falla casi siempre por lo mismo: nadie sabía que una tarea le tocaba a él. Repartirlas por responsable lo evita.
La persona que se incorpora
- Firmar el contrato y los documentos de entrada.
- Completar sus datos personales y bancarios.
- Leer las políticas y el manual de bienvenida.
Su manager
- Preparar el plan de la primera semana.
- Presentarla al equipo y a las personas con las que trabajará.
- Fijar los primeros objetivos y la reunión de los 90 días.
RR. HH.
- Enviar el mensaje de bienvenida y la información del primer día.
- Dar de alta a la persona en los sistemas de la empresa.
- Lanzar los pulsos de seguimiento y revisar que el proceso avanza.
IT
- Preparar el portátil y el resto del equipo.
- Crear las cuentas y dar los accesos a las herramientas.
El buddy
- Tomarse un café con la persona el primer día.
- Ser su contacto para las dudas del día a día durante las primeras semanas.
Cómo medir el onboarding
- Tareas completadas a tiempo, y qué responsables o tareas se retrasan de forma habitual.
- Días hasta completar el proceso.
- Pulsos de la persona a los 7, 30 y 90 días, para saber cómo se siente y detectar problemas a tiempo.
Offboarding: cómo cerrar bien una salida
El offboarding es el proceso inverso: las tareas que se hacen cuando una persona deja la empresa. Bien hecho, protege los datos, recupera el material y te deja información útil para mejorar.
- Recuperar el portátil y el resto del equipo.
- Retirar los accesos a las herramientas el último día.
- Preparar los documentos de salida.
- Traspasar el trabajo y el conocimiento al equipo.
- Lanzar una encuesta de salida para entender por qué se va.
Tres errores habituales en el onboarding
Empezar el primer día
Si el contrato, el portátil y los accesos se preparan el mismo día de entrada, la primera impresión es esperar. El onboarding empieza antes.
Tareas sin responsable
«Alguien» tiene que pedir el portátil. Si no se sabe quién, nadie lo hace. Cada tarea necesita un responsable y una fecha.
No preguntar cómo va
Sin pulsos ni conversaciones, los problemas aparecen cuando la persona ya se ha ido. Pregunta a los 7, 30 y 90 días.
Onboarding con software
Con el módulo de onboarding y offboarding de Nailted, el proceso se organiza en plantillas por fases, desde antes de llegar hasta los 90 días, con cada tarea fijada en días relativos a la incorporación: al lanzarlo, las fechas se calculan solas. Cada tarea tiene su responsable (persona, manager, RR. HH., IT o buddy) y cada uno ve solo lo suyo. Los pulsos a los 7, 30 y 90 días y la encuesta de salida se lanzan solos, con reglas de anonimato.
Preguntas frecuentes
El proceso con el que una empresa incorpora a una persona nueva, desde antes de su primer día hasta que trabaja con autonomía.
Depende de la empresa y del puesto, pero es habitual extenderlo hasta los 90 días, con una revisión al final.
El preboarding es la primera fase del onboarding: lo que pasa entre la firma y el primer día, como preparar el contrato, el equipo y los accesos.
El proceso de salida de una persona: recuperar el material, retirar accesos, preparar los documentos y entender por qué se va.
Onboarding de Nailted
Incorporaciones que salen solas
Plantillas por fases, cada tarea con su responsable y su fecha, y pulsos para saber cómo se siente cada persona en sus primeros 90 días.
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