Vacaciones, bajas médicas, permisos, asuntos propios, festivos de cada centro… La gestión de vacaciones y ausencias es una de las tareas que más tiempo le quita a RR. HH. y a los managers, y una de las que más errores genera cuando se lleva por correo y en una hoja de cálculo.
En esta guía repasamos todo lo que necesitas para gestionarlas bien: qué tipos de ausencia hay, qué debe incluir tu política, cómo organizar las solicitudes y aprobaciones, cómo calcular los saldos y qué medir. Y te dejamos un modelo de solicitud de vacaciones y un cuadrante en Excel para empezar.
En resumen
- La gestión de ausencias incluye vacaciones, permisos retribuidos, bajas médicas, asuntos propios y festivos, cada uno con sus reglas.
- Necesitas una política escrita: cómo se piden los días, con cuánta antelación, quién los aprueba y qué pasa con los que sobran.
- Los saldos de cada persona tienen que estar al día y a la vista para evitar conflictos a final de año.
- Mide el absentismo por equipo para detectar problemas antes de que se conviertan en bajas o en rotación.
Todo lo que necesitas sobre vacaciones y ausencias
Esta guía es el punto de partida. Si buscas un tema concreto, ve directo a la guía que lo trata a fondo:
Tipos de ausencia que tienes que gestionar
Cada tipo de ausencia tiene sus propias reglas de duración, aviso, justificación y retribución. Conviene tenerlos bien separados en tu sistema desde el principio:
| Tipo de ausencia | ¿Se paga? | Lo esencial |
|---|---|---|
| Vacaciones | Sí | Mínimo 30 días naturales al año. Las fechas se acuerdan y se conocen con 2 meses de antelación. Cómo calcularlas |
| Permisos retribuidos | Sí | Matrimonio, hospitalización o fallecimiento de familiares, mudanza, deber público… Hay que avisar y justificar. Ver la tabla |
| Baja médica (incapacidad temporal) | Prestación | La empresa paga del día 4 al 15 en enfermedad común; después, el INSS o la mutua. El convenio puede complementarla. |
| Nacimiento y cuidado del menor | Prestación | 19 semanas por progenitor, pagadas por la Seguridad Social. |
| Asuntos propios | Según convenio | No existen en el Estatuto: solo si los recoge tu convenio o tu contrato. |
| Festivos | Sí | Hasta 14 al año: nacionales, autonómicos y 2 locales. Calendario 2027 |
| Ausencias injustificadas | No | Faltas o retrasos sin aviso ni justificación. Pueden tener consecuencias disciplinarias según el convenio. |
Qué debe incluir tu política de vacaciones y ausencias
Una política clara evita la mayoría de los conflictos. No hace falta que sea larga, pero sí que responda a estas preguntas:
- Cuántos días corresponden y en qué unidad (naturales o laborables), según tu convenio.
- Cómo se piden los días y con cuánta antelación.
- Quién aprueba cada tipo de ausencia y en qué plazo responde.
- Qué periodos tienen restricciones (cierres, picos de trabajo) y cómo se reparten agosto y Navidad.
- Qué pasa con los días que sobran a final de año: si se pueden arrastrar, cuántos y hasta cuándo. Te lo explicamos en vacaciones no disfrutadas.
- Cómo se comunica una baja médica y qué justificantes hacen falta para cada permiso.
- Qué festivos aplican en cada centro de trabajo.
Cómo organizar las solicitudes y aprobaciones
El proceso ideal es corto y deja rastro:
- La persona consulta su saldo y el calendario del equipo antes de pedir los días, para no coincidir con otros.
- Envía la solicitud con las fechas y, si es un permiso, el justificante.
- Su responsable la aprueba o la rechaza en un plazo razonable, con el calendario del equipo a la vista.
- El saldo se actualiza y el calendario del equipo muestra la ausencia.
- RR. HH. tiene el registro para la nómina y para medir el absentismo.
Modelo de solicitud de vacaciones
Si en tu empresa las vacaciones se piden por correo, este modelo sirve como plantilla. Cópialo y adapta los campos entre corchetes:
Asunto: Solicitud de vacaciones del [fecha de inicio] al [fecha de fin]
Hola, [nombre del responsable]:
Te escribo para solicitar [número] días de vacaciones, del [fecha de inicio] al [fecha de fin], ambos incluidos. Según mi saldo, me quedan [número] días pendientes este año.
Durante esos días, [nombre] se encargará de [tareas o proyectos], y dejaré todo preparado antes de irme.
Quedo pendiente de tu confirmación.
Un saludo,
[Nombre y apellidos]
Cuando el equipo crece, pedir vacaciones por correo deja de funcionar: los correos se pierden, nadie sabe cuántos días le quedan a cada persona y los solapes se descubren tarde. Ese es el momento de pasar a una herramienta.
Cómo calcular y controlar los saldos de vacaciones
El saldo de cada persona depende de los días que marque el convenio, de su fecha de alta o de baja, de los días que arrastre del año anterior y de los que ya haya disfrutado. Como regla general, corresponden 2,5 días naturales por mes trabajado con 30 días al año. Tienes la fórmula exacta, ejemplos y una calculadora en ¿cuántos días de vacaciones me corresponden?.
Para llevar los saldos de todo el equipo en una hoja de cálculo, te dejamos el cuadrante de vacaciones 2027, con los festivos de cada comunidad ya marcados:
Plantilla gratis · Excel
Cuadrante de vacaciones 2027
- Festivos del BOE de las 17 comunidades, Ceuta y Melilla: eliges la tuya y se marcan solos.
- Dos huecos para tus festivos locales.
- Una fila por persona: marcas V, A, B o P y los días disfrutados y pendientes se calculan solos.
- Fines de semana sombreados e instrucciones paso a paso.
Qué medir en la gestión de ausencias
Las ausencias no son solo un trámite: también son una señal de cómo está el equipo. Estos son los indicadores que más información dan:
- Tasa de absentismo por equipo y por tipo de ausencia. Te explicamos cómo calcular el absentismo laboral, con ejemplos y una calculadora en Excel.
- Días de vacaciones pendientes por persona, sobre todo a partir de octubre.
- Bajas médicas: número, duración media y equipos donde se concentran.
- Tiempo de respuesta de los responsables a las solicitudes.
Excel o software de vacaciones y ausencias
Un Excel funciona bien con un equipo pequeño y un solo centro de trabajo. Estas son las señales de que se te ha quedado corto:
- Las solicitudes llegan por correo, chat y en persona, y se pierden.
- Nadie sabe cuántos días le quedan sin preguntar a RR. HH.
- Hay varios centros con festivos distintos, o varios convenios.
- Los solapes en un mismo equipo se descubren cuando ya es tarde.
- Cruzas a mano las ausencias con el control horario y con la nómina.
En nuestra comparativa de software de vacaciones y ausencias te contamos qué mirar al elegir. En Nailted, cada persona pide sus días en un clic, su responsable los aprueba con el calendario del equipo a la vista y los saldos se calculan solos, con las políticas y los festivos de cada centro. Y como vive en el mismo HRIS que el control horario, las ausencias y las horas cuadran sin cruzar hojas de cálculo.
Ausencias y vacaciones en Nailted
Vacaciones sin correos ni Excel
Cada persona pide sus días, su responsable los aprueba con el saldo a la vista y el calendario del equipo se actualiza solo, con los festivos de cada centro.
Solicita una demo
Preguntas frecuentes sobre la gestión de vacaciones y ausencias
La ley establece que la persona debe conocer sus fechas al menos dos meses antes de empezar las vacaciones. El plazo para pedirlas lo fija el convenio o la política de la empresa.
Las fechas se fijan de común acuerdo según el convenio. La empresa puede no aceptar unas fechas concretas por necesidades organizativas, pero no puede impedir que se disfruten. Si no hay acuerdo, decide el juzgado de lo social.
Un permiso retribuido es una ausencia justificada que además se paga, porque está prevista en la ley o en el convenio. Hay ausencias justificadas que no se pagan, como el permiso parental.
No. Las vacaciones y los festivos no forman parte de las horas pactadas, así que no cuentan en la tasa de absentismo.
Cada centro tiene los festivos nacionales, los de su comunidad y dos locales. Lo práctico es asignar a cada persona el calendario de su centro para que su saldo y su calendario reflejen sus festivos.
