Un gestor documental genérico guarda archivos. Uno de RR. HH. sabe de quién es cada documento, quién tiene que firmarlo y a quién hay que entregarle cada nómina. Esa diferencia es la que ahorra horas cada mes.
Hemos analizado 6 gestores documentales para RR. HH. que usan empresas en España. La información de cada uno procede de su web oficial.
En resumen
- Un gestor documental de RR. HH. organiza los documentos por persona y automatiza su envío y su firma.
- Todas las herramientas analizadas centralizan documentos; la diferencia está en el reparto de nóminas, la firma y las plantillas.
- Antes de elegir, revisa si tiene expediente por persona, reparto automático de nóminas, firma con orden y permisos claros.
Qué es un gestor documental de RR. HH.
Es el software donde RR. HH. guarda y gestiona los documentos de la plantilla: contratos, anexos, nóminas, políticas o certificados. A diferencia de una carpeta compartida, cada documento está asociado a una persona, se puede enviar a muchas a la vez y se puede firmar sin imprimir.
Las 4 preguntas para elegir un gestor documental
1. ¿Tiene un expediente por persona?
Contratos, anexos y nóminas de cada empleado en un solo sitio, y visibles también desde su ficha.
2. ¿Reparte las nóminas solo?
Si cada mes tienes que separar el PDF de la gestoría y mandar cada nómina a mano, el gestor documental no te está ahorrando el trabajo más repetitivo.
3. ¿Cómo es la firma?
Que se pueda firmar desde cualquier dispositivo, en el orden correcto entre persona, manager y RR. HH., y con recordatorios a quien falta.
4. ¿Quién ve cada carpeta?
Hay documentos para toda la plantilla y otros que solo debe ver RR. HH. Los permisos tienen que ser claros desde el principio.
Los 6 gestores documentales para RR. HH. analizados
1. Nailted
HRIS español con la gestión documental integrada en la ficha de cada persona.
- Lo mejor: la biblioteca de la empresa, el expediente de cada persona y envíos masivos con acuse de lectura o firma electrónica, en el mismo sitio. Esto es lo que más destaca:
Biblioteca para toda la empresa
Políticas, manuales y anuncios para toda la plantilla, y carpetas internas solo para RR. HH.
Expediente por empleado
Contratos, anexos y nóminas de cada persona, visibles también desde su ficha.
Nóminas repartidas solas
Subes el PDF de nóminas de la gestoría y cada página llega a su dueño.
Envío masivo
El mismo archivo o una plantilla con los datos de cada persona, por persona, departamento o grupo.
Acuse de lectura
Sabes quién ha leído cada política o comunicado.
Firma con orden
Empleado, manager y RR. HH. firman en orden, con código por email o con un clic.
Recordatorios automáticos
Nailted recuerda cada 3 días a quien le falta firmar.
Documentos con IA
Pides un documento con los datos de tu plantilla y Lia lo prepara en PDF. Nada sale sin tu revisión.
- A tener en cuenta: rinde más cuando usas también el resto del HRIS. Si solo buscas un repositorio de archivos, aprovecharás una parte de lo que ofrece.
2. Factorial
Software de RR. HH. todo en uno que, según su web, usan más de 17.000 empresas.
- Lo mejor: centraliza nóminas, contratos, bajas o DNI de cada empleado, con carpetas personalizadas por tipo de documento, avisos a la plantilla al subir uno nuevo, subida masiva y comunicados de empresa. Tiene la firma electrónica en un módulo aparte.
- A tener en cuenta: la gestión documental es un módulo de la suite: tiene más sentido si vas a usar también el resto de Factorial.
3. Sesame HR
Software de RR. HH. con gestor documental y firma electrónica avanzada.
- Lo mejor: plantillas con campos que se rellenan solos con los datos de empresa y empleado, fechas de caducidad con avisos automáticos (útil para certificados de PRL, reconocimientos médicos o contratos temporales) y operaciones masivas.
- A tener en cuenta: como en el resto de suites, comprueba en la demo cómo encaja la gestión documental con los módulos que vas a usar.
4. Personio
Plataforma de RR. HH. con firma electrónica integrada.
- Lo mejor: firma de contratos y otros documentos directamente en Personio, con plantillas, y una firma electrónica avanzada que, según su web, cumple el Reglamento eIDAS.
- A tener en cuenta: en su web la gestión documental aparece ligada sobre todo a la firma. Si necesitas reparto automático de nóminas, comprueba cómo lo resuelve.
5. Bizneo HR
Suite de RR. HH. con un módulo de gestión documental para RR. HH.
- Lo mejor: plantillas de documentos (contratos, documentos de PRL) que se rellenan con los datos del trabajador, petición de firma digital y envío de nóminas y otros archivos sensibles a la persona correcta.
- A tener en cuenta: revisa en la demo qué parte está incluida en tu plan.
6. Woffu
Software de gestión del tiempo con gestión documental de RR. HH.
- Lo mejor: IA para separar las nóminas del mes, firma desde cualquier dispositivo, etiquetas para organizar, envíos masivos, individuales o por equipos, y justificantes de ausencia que llegan al momento.
- A tener en cuenta: su fuerte es la gestión del tiempo: su menú de producto no incluye selección ni evaluación del desempeño.
Tres errores al elegir un gestor documental
Elegir un repositorio genérico
Una carpeta en la nube guarda archivos, pero no sabe de quién es cada uno ni quién debe firmarlo. El trabajo manual sigue siendo tuyo.
Olvidar las nóminas
Es el documento que más se repite cada mes. Si no se reparten solas, el ahorro de tiempo se queda a medias.
Dejar los permisos para después
Mezclar documentos públicos con los que solo debe ver RR. HH. es un riesgo. Defínelo desde el principio.
Si buscas una herramienta que cubra toda la gestión de personas, tienes nuestra comparativa de software de RRHH.
Preguntas frecuentes
Un software para guardar, organizar y compartir documentos. Los de RR. HH. añaden el expediente por persona, el reparto de nóminas y la firma electrónica.
El de RR. HH. asocia cada documento a una persona, permite envíos masivos personalizados, reparte nóminas y gestiona la firma de contratos y anexos.
Los que más se repiten y más tiempo consumen: nóminas, contratos y anexos, y las políticas que debe leer toda la plantilla.
Documentos de Nailted
Documentos y firma sin papeles
La biblioteca de la empresa, el expediente de cada persona y envíos masivos con acuse de lectura o firma electrónica.
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