Un sistema de fichaje es la forma en que una empresa registra cuándo empieza y termina la jornada de cada persona. En España no es opcional: desde 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar la jornada a diario y a conservar los registros cuatro años.
La ley no fija un formato, así que hay varias opciones. En esta guía repasamos qué tiene que cumplir cualquier sistema de fichaje, qué tipos existen y cómo elegir el que encaja con tu empresa.
En resumen
- Registrar la jornada de cada persona es obligatorio desde 2019, y los registros se conservan cuatro años.
- La ley no exige un formato concreto: papel, terminal, app o parte de horas.
- El sistema adecuado depende de dónde trabaja tu equipo y de qué quieres hacer con los datos después.
Qué exige la ley a un sistema de fichaje
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores pide tres cosas a cualquier sistema de control horario en las empresas:
- Registro diario con la hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada persona.
- Organizarlo y documentarlo mediante convenio, acuerdo de empresa o, si no hay ninguno, decisión de la empresa tras consultar a la representación legal de la plantilla.
- Conservar los registros cuatro años, a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
En jornada parcial, además, el registro se totaliza cada mes y se entrega una copia del resumen de horas con la nómina (artículo 12.4.c del Estatuto). Y quien teletrabaja también ficha (artículo 14 de la Ley 10/2021). No registrar la jornada es una infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros.
¿Y el fichaje digital? A 15 de octubre de 2026 la reforma que lo haría obligatorio no está aprobada. Te lo contamos en nuestra guía sobre el registro horario digital obligatorio.
Tipos de sistemas de fichaje
| Tipo | Cómo funciona | Encaja con |
|---|---|---|
| Papel u hoja de cálculo | Cada persona apunta su entrada y su salida | Equipos muy pequeños. Cuesta demostrar que el registro no se ha modificado |
| Terminal físico | Un dispositivo en el centro de trabajo: tarjeta, PIN o huella | Plantillas que trabajan en un mismo lugar |
| App o web | Se ficha desde el móvil o el ordenador | Equipos híbridos, en remoto o con varios centros |
| Parte de horas | Se registran las horas de cada día en lugar de fichar en tiempo real | Trabajo de oficina con horarios flexibles |
Si usas huella u otros datos biométricos, ten en cuenta que son una categoría especial de datos personales y tienen requisitos adicionales de protección de datos.
Control de presencia y control horario: ¿son lo mismo?
Para el registro de jornada, sí: control horario, control de presencia y control de asistencia se usan para hablar de fichar la entrada y la salida. «Control de presencia» se usa más cuando hay un terminal físico o un control de accesos en el centro de trabajo.
Cómo elegir un sistema de fichaje
- Dónde trabaja tu equipo. Si hay personas en remoto o en varios centros, un terminal físico se queda corto.
- Registros que no se pueden cambiar sin rastro. Cada corrección debería dejar constancia de quién, qué y cuándo.
- Horas extra. Que las separe y te avise antes de que se acumulen.
- Conexión con ausencias y vacaciones. Si viven en otra herramienta, el cómputo de horas nunca cuadra.
- Acceso a los datos. Cada persona debería consultar sus fichajes, y la empresa poder exportarlos para la Inspección.
Control de horas trabajadas: qué hacer con los datos
El registro sirve para cumplir, pero también cuenta cosas: quién acumula horas extra, qué equipos alargan la jornada o dónde hay fichajes a deshoras. Si esos datos llegan al manager a tiempo, puede actuar antes de que haya sobrecarga.
Si ya sabes lo que necesitas y quieres comparar herramientas, tienes nuestra comparativa de apps de control horario.
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Preguntas frecuentes
El método con el que una empresa registra la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona: papel, terminal, app o parte de horas.
Sí. Desde 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a las empresas a registrar la jornada de cada persona a diario.
La ley no fija un formato concreto. Lo que exige es un registro diario de inicio y fin de jornada, organizado y documentado, que se conserve cuatro años.
A 15 de octubre de 2026, no. La reforma que lo haría obligatorio no está aprobada.
Cuatro años, a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
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