El trabajo remoto se ha convertido en una parte importante de la vida de muchas personas en todo el mundo, derivando en la adopción de la comunicación asíncrona.
Tanto si los empleados prefieren trabajar a distancia para poder atender otras responsabilidades, viajar o, simplemente, porque se sienten más tranquilos fuera de la oficina, el trabajo remoto se ha convertido en una opción popular con muchas ventajas.
El trabajo remoto requiere que los empleados se replanteen la forma en la que se comunican y colaboran con sus compañeros. En la oficina es posible acercarse a un compañero para pedirle ayuda, en el trabajo remoto toca considerar incluso si los compañeros estarán sentados en su mesa en ese momento. Además de la complicación añadida que supone trabajar en diferentes zonas horarias.
Esto significa que debemos cambiar la forma en la que nos comunicamos para que el trabajo sea eficaz. Pero, ¿cuáles son los diferentes tipos de comunicación? ¿Y cómo puedes hacer de la comunicación asíncrona el día a día en tu empresa? ¡Vamos a echar un vistazo!
Comunicación asíncrona y síncrona: ¿cuáles son las diferencias?
En lo que respecta a la comunicación, hay dos tipos principales: sincrónica y asíncrona. La comunicación sincrónica se produce en tiempo real, como una llamada telefónica o una videoconferencia.
La comunicación asíncrona no se produce en tiempo real. En cambio, supone que enviemos mensajes sin saber cuando lo leerá el destinatario. El email, los mensajes de Slack y las redes sociales son ejemplos de comunicación asíncrona.
Además, en la comunicación asíncrona es importante llevar a cabo un proceso de documentación y transparencia, en el que los empleados documenten por escrito todo, de cara a tener una mayor claridad a la hora de trabajar sobre tareas en equipo.
¿Cuáles son las ventajas de la comunicación asíncrona?
Ambos tipos de comunicación tienen sus propias ventajas y desventajas y, por supuesto, éstas tendrán un nivel de impacto diferente para cada empleado. Lo que parece una ventaja para alguien puede ser algo perjudicial para otros.
- Ofrece flexibilidad: la principal ventaja de la comunicación asíncrona es la flexibilidad que ofrece. Al eliminar la necesidad inmediata de responder, los empleados pueden elegir cómo organizar su propia jornada laboral. Dar a los equipos esta libertad aumenta el sentimiento de confianza y autonomía.
- Aumenta la concentración: la comunicación asíncrona también puede ayudar a aumentar la concentración. Esto deriva en que los empleados se sientan más contentos y sean más productivos, ya que sólo responderán mensajes en el momento que puedan. Aunque esto dificulta las cosas si se necesita una respuesta rápida, tiene el potencial de aumentar la confianza en los trabajadores más jóvenes que, de otro modo, dejarían que otro tomara la iniciativa. La comunicación asíncrona implica que todos asuman que la persona con la que trabajan no estará disponible en el momento exacto en que la necesiten, lo que mejora la capacidad de planificación.
- Promueve la inclusión: el trabajo asíncrono también puede hacer que tu empresa se vuelva más inclusiva. No todo el mundo prospera en un entorno ajetreado y repleto de reuniones: muchas personas introvertidas trabajan mejor en un ambiente más tranquilo. Al eliminar la necesidad de estar en la oficina o de tener videollamadas constantemente, se da a las personas la oportunidad de trabajar de la forma que más les convenga.
¿Cuáles son los retos de la comunicación asíncrona?
Aunque las ventajas que mencionamos hacen que la comunicación asíncrona parezca la solución perfecta, no es la opción más adecuada para todos. A momentos, puede resultar desolador para aquellos a los que les gusta, o necesitan, escuchar el zumbido constante en el chat del trabajo.
Además, para muchas personas el momento en el que surgen las mejores ideas es en una conversación improvisada con un café de por medio. Esto no es posible con la comunicación asíncrona.
También está el hecho innegable de que la comunicación asíncrona puede implicar esperar más tiempo de la cuenta a que otro miembro del equipo te ayude para solucionar un problema. A no ser que se esté trabajando al mismo tiempo. La autonomía aumenta, pero es probable que siga habiendo situaciones en las que se necesite hablar con los compañeros.
Por último, la comunicación asíncrona puede dar lugar a falta de comunicación si los mensajes no son del todo claros, ya que perdemos el lenguaje corporal o el tono de voz. Si alguien se ofende por algún mensaje, podría fomentar la sensación de malestar durante más tiempo del necesario.
Trabajo remoto: ¿Cómo pueden las empresas adoptar la comunicación asíncrona?
Todo el mundo tiene que comprometerse
La comunicación asíncrona no puede implantarse de la noche a la mañana, y lo más seguro es que no sea un proceso sencillo. Para que la comunicación asíncrona funcione, todo el mundo debe comprometerse con el proceso. Además, es necesario establecer directrices para garantizar que la comunicación sea lo más eficaz posible.
La forma de compartir la información debe cambiar
Cuando se trata de indagar más acerca de la comunicación asíncrona, la empresa tecnológica GitLab recomienda preguntarse “¿cómo entregaría esta información si nadie de mi equipo estuviera despierto?“.
Esto puede resultar difícil de aplicar si ves que tus compañeros están conectados, pero es vital para afianzar esas maneras de comunicar.
Utiliza herramientas de gestión de proyectos
La comunicación asíncrona también funciona mejor cuando se trabaja en varios proyectos. De lo contrario, puedes estar esperando a que alguien te responda, lo que bloquea tu propio flujo de trabajo.
Las empresas deben utilizar herramientas de gestión de proyectos para llevar una correcta organización de las tareas del equipo. Toda tarea o solicitudes de trabajo debe pasar por esta herramienta, de esta forma evitarás que se pierda información.
Utiliza herramientas de Employee engagement
Cuando la comunicación asíncrona se convierte en el día a día, puede resultar más difícil entender cómo se sienten los empleados. La realidad es que cuando se trabaja en remoto, saber cómo están los empleados resulta de vital importancia. Por eso es tan importante definir rutinas claras de comunicación y feedback.
Esto te ayudará a asegurarte de que estás al tanto de cómo están tus personas en todo momento y de que se sienten motivados y comprometidos.
¿Cuándo se debe utilizar la comunicación asíncrona en lugar de la comunicación síncrona?
Como ya hemos analizado, tanto la comunicación asíncrona como la síncrona tienen claras ventajas. Por ejemplo, una buena pauta para decidir si se lleva a cabo una reunión o no es analizar si la reunión es relevante para el debate o proyecto abierto, en lugar de un mero trámite. Considera si sólo vas a quitarle tiempo a alguien cuando podría estar trabajando en otra cosa.
Si decides llevar a cabo esa reunión, deberás tener una agenda clara para que las cosas funcionen con fluidez.
En última instancia, el mejor tipo de comunicación depende de la situación y de las necesidades de las personas implicadas. Sin embargo, el paso a la comunicación asíncrona cuando se trabaja en remoto ha dado lugar a nuevas metodologías de trabajo, ayudando a los empleados a equilibrar su propia carga de trabajo, aumentando la eficiencia y la productividad.
El trabajo remoto ha dado lugar a nuevas metodologías de comunicación, como la comunicación asíncrona. Pero también ha supuesto el surgimiento de nuevos aspectos a tener en cuenta para que la experiencia de nuestros empleados siga siendo tan satisfactoria como antes.
Si tu empresa está pasando del trabajo en oficina al trabajo híbrido o remoto y tienes dificultades para gestionar y comprometer a los empleados, ¡estamos aquí para ayudarte!. Habla con uno de nuestros expertos y te ayudaremos a cuidar de tus personas ahora que la comunicación asíncrona se ha convertido en tu nueva realidad.
