¿Sabías que los primeros 90 días son cruciales para fidelizar a los nuevos integrantes del equipo? Un buen programa de Onboarding consigue fidelizar al 82% de los nuevos empleados. Incluso puede mejorar su productividad en un 70% según el estudio “El coste de una mala contratación” realizado por el grupo Brandon Hall.
Se estima, según un estudio de Deloitte, que el 22% de los nuevos empleados abandonan su nueva posición en los primeros 45 días. ¿A qué puede deberse? Al hábito. Según los especialistas, 21 son los días necesarios para acostumbrarse a un nuevo hábito. Estos nuevos hábitos incluirían modificar la hora de levantarse para el nuevo trabajo, por ejemplo.
90 días son los necesarios para hacernos una idea 360º de nuestra nueva posición. Por ello, las empresas deben poner gran atención a sus procesos de Onboarding, buscando brindar una gran experiencia del empleado especialmente durante los primeros días de adaptación.
El proceso de onboarding es también conocido como proceso de socialización organizacional. El término onboarding se usa por los profesionales de RRHH para referirse al proceso de incorporación y adaptación del empleado. No olvidemos que el inicio del onboarding debe considerarse desde el momento que este acepta la nueva posición laboral. Con un proceso de onboarding bien implementado se pueden conseguir múltiples beneficios tanto para el nuevo integrante del equipo como para toda la organización.
Un proceso de onboarding exitoso
Son muchas las empresas que ya están poniendo toda su maquinaría para ofrecer unos primeros días inolvidables a sus nuevos empleados. Pero también son muchas las que no saben por dónde empezar a crear su plan de onboarding. No se trata solo de crear un buen welcome pack que incluye una camiseta, una botella y unos auriculares corporativos. Un buen onboarding es más que eso. El onboarding debe ofrecer calidad y transparencia en las tres etapas que lo componen: pre-onboarding, onboarding y post-onboarding.
El paso a paso del pre-onboarding
En esta primera etapa se debe ofrecer claridad en los trámites más burocráticos de la contratación. Se debe crear un pre-onboarding sencillo y detallado donde se indiquen aquellos aspectos más relevantes para la adaptación al puesto. ¿Qué podrías hacer?
3. Envía un email sobre la cultura de la empresa: así como los comportamientos que caracterizan a su nuevo equipo. Para esta iniciativa puedes incluso animar al CEO a que grabe un vídeo donde él mismo cuente sobre la cultura de la empresa.
4. Cuéntale qué herramientas usará: de esta forma podrá ir investigando por su cuenta y hacerse una idea de las formas de trabajar antes de la incorporación.
5. Organiza una bienvenida: compartiendo alguna foto o anécdota del equipo. También puedes aprovechar para invitarle al próximo team building. De esta forma se sentirá partícipe de las iniciativas del equipo desde el primer momento.
6. Dale acceso al metaverso de la empresa: así podrá ir configurando su avatar, por ejemplo.
7. Prepara el acceso a herramientas: comienza a generar los accesos necesarios para el desempeño del nuevo trabajador. Así como la puesta a punto de las herramientas y su lugar de trabajo.
8. Asegúrate de tener listo el contrato del nuevo empleado: es fundamental que desde antes de su primer día en la empresa, el empleado haya leído el contrato y este de acuerdo con lo estipulado en el. Así ambas partes estarán alineadas en cuanto a los derechos y obligaciones de cada uno.
Hay que tener en cuenta que esta etapa supone el primer contacto formal con el nuevo compañero. Donde se generan las primeras impresiones. Esta etapa puede ser de un par de días o incluso de 1 o 2 meses. Por esto, es de suma importancia ser transparente y ofrecer confianza desde esta primera etapa.
El paso a paso del onboarding
Una vez tengamos los primeros pasos más burocráticos, llega el primer día en el equipo. El día más emocionante y también más estresante para los nuevos compañeros. Si hemos hecho bien los deberes en la primera etapa del plan de onboarding tendremos todo listo para que el nuevo compañero no vaya perdido en sus primeros días.
Después del pre-onboarding, tocaría diseñar un buen plan de onboarding. Clave para que la incorporación sea exitosa. En esta segunda etapa deberemos llevar a cabo una serie de pasos para garantizar una buena adaptación y evitar así la renuncia del empleado en los próximos meses.
Para que no te resulte abrumador hemos preparado esta checklist a modo de guía. ¡Así no te pierdes ni un solo detalle!
1. Crea una guía con todo lujo de detalle: las tools a utilizar, personas de contacto, horarios y mapa de ruta de los primeros días, políticas de la empresa, etc. En definitiva, todos aquellos aspectos generales y de interés común que debe conocer desde el primer día.
2. Entrega el welcome pack: así como el material de trabajo necesario para su labor.
3. Agenda formaciones y reuniones one on one: con el responsable de equipo, persona de RRHH responsable del onboarding y con su nuevo buddy.
4. Muestra su road map: donde tenga una visión clara de su rol, objetivos y expectativas de su desarrollo.
5. Establece dinámicas de bienvenida: como por ejemplo un café con el CEO. Reúne a los recién incorporados para tomarse un café con el CEO y conocer de primera mano la historia de la compañía.
6. Comunica la incorporación a toda la compañía: de una manera transparente y cercana.
7. Envía un formulario de satisfacción y feedback: a la semana de su incorporación. De esta forma podrás mejorar el proceso de cara a futuras incorporaciones.
En esta segunda etapa del plan Onboarding durará aproximadamente los 3 primeros meses tras la incorporación. 3 meses que nos servirán para dar apoyo y seguimiento a las nuevas incorporaciones. Se debe escuchar, dar y recibir feedback sin abrumar a los nuevos integrantes. Bien se sabe que en un día, incluso en una semana, no se puede conocer todo acerca de la compañía.
Los profesionales de RRHH deben crear un plan onboarding bien estructurado y poco abrumador para garantizar una buena experiencia del empleado en sus primeros días.
El paso a paso del post-onboarding
Tras superar los 3 primeros meses, se deberá realizar un último paso, el cual tendrá como objetivo asentar las bases de su rol y objetivos. En esta última etapa se pueden llevar a cabo iniciativas como:
- Reuniones one on one de seguimiento: con las figuras implicadas en el onboarding donde se transmita feedback sincero y de confianza para un buen desempeño en el futuro.
- Envío de una encuesta de satisfacción: con su nuevo rol, empresa, equipo y desarrollo.
- Revisar la hoja de ruta: por si hubiese habido cambios.
Con esta etapa, se habrá completado un buen plan de onboarding. De todas formas, cada empresa realizará sus propios procesos internos, los cuales, deben incluirse en la etapa más conveniente para que no resulte abrumador y poder asegurar así una gran experiencia.
El ciclo de experiencia del empleado en el proceso de onboarding
Hay que tener en cuenta que los 100 primeros días en un nuevo trabajo marcan el futuro profesional en la empresa. Lo cual podría afectar a nuestra tasa de rotación. Desde el punto de vista del empleado, en esta etapa, se generan tanto tensiones psicológicas positivas como negativas. Estas tensiones pueden resultar difíciles de gestionar si no hacemos un correcto seguimiento en los primeros días del empleado.
Primer estado: El flechazo
Por ello, se puede afirmar que la experiencia del empleado en el onboarding sufre diferentes estados, como en un enamoramiento. Es importante identificarlos para crear un buen plan de Onboarding.
Según explica el psicólogo Jonathan García-Allen en Psicología y Mente, en esa primera fase del enamoramiento “el cerebro libera grandes cantidades de dopamina, serotonina o noradrenalina, es por eso que cuando nos enamoramos nos sentimos excitados, llenos de energía y nuestra percepción de la vida es magnífica”. Esto mismo es lo que sucede en el cerebro del nuevo colaborador en sus primeros meses de adaptación a la compañía. Este estado, lo denominamos en términos de onboarding, flechazo.
Segundo estado: El aterrizaje
Tras el flechazo, empiezan a surgir preguntas, dudas e incertidumbre acerca de si el cambio ha sido o no una buena decisión.
En esta etapa, la cual denominaremos, aterrizaje del onboarding, se comienzan a tomar decisiones, que requieren negociación y comunicación para avanzar. De lo contrario, pueden incrementar sentimientos como frustración, decepción, ira y tristeza. Suele comenzar entre el fin de la etapa onboarding y el comienzo del post-onboarding.
Este estado de aterrizaje es crucial para fidelizar a los empleados recién incorporados. Se debe poner máxima atención a los sentimientos de frustración, duda e incertidumbre.
Tercer estado: La madurez
Superados los dos primeros estados de la experiencia del empleado llega el estado de madurez. Aquí ya se habrá construido una confianza plena y madura en la relación laboral, un conocimiento 360º con errores y virtudes y una estabilidad emocional. En este punto, se afirma que empresa y colaborador se unen para la consecución de los objetivos fijados y la toma de decisiones racionales.
KPIs para el seguimiento en el onboarding
Para medir la efectividad del proceso y así garantizar unos buenos resultados en el plan de onboarding es necesario definir algunos KPIs de medición. Estos KPI deben centrarse en cómo el proceso afecta a la experiencia del empleado, la rotación y fidelización así como otros datos relacionados con los objetivos y resultados del equipo de talento.
Tasa de retención
Medir cuántos empleados deciden quedarse durante un período definido. Por ejemplo, tener en cuenta los 100 días detectados como decisivos puede ser un punto de inicio para ver si el plan de onboarding resulta efectivo.
# nuevas contrataciones que permanecen en la empresa durante al menos 100 días / # nuevas contrataciones en el mismo período = tasa de retención
Tasa de turnover
Medir el turnover involuntario, es decir, la rotación derivada de bajas voluntarias de nuevas incorporaciones ayudará a descubrir fallos en la contratación y/o el plan de onboarding. Descubriendo que no se brinda una gran experiencia al empleado en sus primeros días.
(# nuevas contrataciones que se ven obligadas a abandonar en un periodo determinado / # nuevas contrataciones en el mismo periodo) x 100 = Tasa de turnover involuntario de nuevas contrataciones
Por el contrario, si obtenemos una tasa de turnover voluntario alta será síntoma de que no se están atrayendo y seleccionando a las personas correctas. Detectar estos resultados a tiempo es crucial para pivotar correctamente los procesos de atracción y selección de talento.
(# nuevas incorporaciones que se van por voluntad propia en un periodo determinado / # nuevas incorporaciones en el mismo periodo) x 100 = Tasa de turnover voluntario de nuevas contrataciones
Es necesario establecer esta diferenciación para descubrir fallos en el proceso de selección o, por el contrario, en el proceso de onboarding.
Tasa de satisfacción laboral - eNPS
Una de las mejores formas de identificar los niveles de satisfacción es con un puntaje de promotor neto (eNPS).
Para conocer el grado de satisfacción de las nuevas incorporaciones se debe pedir que califiquen en una escala del 1 al 10 la probabilidad de que recomienden la empresa a un colega o amigo, en función de su experiencia durante el onboarding.
(# promotores / # total de encuestados) – (# detractores / # total de encuestados) = eNPS.
Es importante anotar que el eNPS te ayudará no solo a descubrir la satisfacción de las nuevas incorporaciones. El eNPS es clave para mejorar tu employer branding y atraer así al mejor talento.
Tasa de absentismo laboral
Conocer la tasa de absentismo laboral en los nuevos colaboradores ayudará a detectar su nivel de employee engagement, es decir, su compromiso laboral en la nueva posición. No obstante como bien se sabe, la tasa de engagement como tal no existe pues este indicador se compone de varias métricas, entre ellas, la tasa del absentismo laboral.
Por ello, es importante analizar la tasa de absentismo en un periodo de tiempo concreto, como pueden ser los 90 días comentados al inicio de este artículo. Que como ya mencionamos este periodo de tiempo es crucial para que el nuevo compañero se sienta parte del equipo y de la empresa.
(# días de trabajo perdidos por los nuevos empleados en un período determinado / # días trabajados por los nuevos empleados en el mismo período) x 100 = tasa de absentismo laboral
Tasa de éxito en el progreso del plan de formación
Tal y como se mencionaba al inicio, una buena iniciativa a llevar a cabo en el plan onboarding es llevar a cabo formaciones para fomentar un conocimiento 360º de la empresa. Por ello, analizar el KPI de formación en el onboarding ayudará conocer la cantidad de nuevas contrataciones que completan la capacitación. De este modo, obteniendo altos resultados se podrá determinar que el plan onboarding propuesto está bien diseñado.
# de nuevos empleados que completaron el entrenamiento en un período determinado / # total de nuevos empleados en el mismo período = Tasa de capacitación de nuevos empleados.
Una correcta medición para la gestión de RRHH
Hemos recogido los KPIs clave para el correcto seguimiento en todo plan de onboarding, pero hay más KPIs de RRHH que se podrían medir. Como el ROI del propio plan o el crecimiento del equipo en un momento puntual. Si quieres ampliar tus reportes de medición con KPIs adicionales, te animamos a echar un vistazo a la plantilla dashboard de KPIs para RRHH que tenemos disponible.
Conseguir un plan de onboarding estratégicamente diseñado y que perdure en el tiempo no es una tarea sencilla, pues conlleva una gran inversión de tiempo y recursos. Como se ha comentado, proporcionar una gran experiencia al empleado durante los primeros días de su incorporación garantiza la fidelización, el compromiso y satisfacción del equipo.
La medición de cualquier proceso o cambio llevado a cabo en la compañía que impacte en la experiencia de los empleados es crucial para tomar las mejores decisiones y desmarcarse de la competencia, incluido el onboarding. Por ello, Nailted ayuda a las empresas a obtener una visión completa y en todo momento actualizada de la satisfacción y compromiso de los empleados. De esta forma, evitar la rotación, o reducirla, el gran problema al que se enfrenta cualquier departamento de los RRHH, resulta indudablemente más sencillo.
