La digitalización ha revolucionado nuestro día a día. TODO lo podemos hacer de forma digital: ir de compras, una cita médica o tener una charla con viejos amigos. Incluso no tenemos que ir a la oficina, sino que existe la posibilidad de trabajar 100% remoto. Esto suena fácil si no tienes un equipo a tu cargo… Sin embargo, si eres un líder y esperas tener los mejores resultados en tu empresa, te preguntarás; ¿cómo hago seguimiento a mi equipo en remoto mientras me aseguro que son productivos? La respuesta es muy sencilla: Smart Working.
El Smart Working es el factor diferencial de las estrategia de employee engagement en la nueva era del teletrabajo. Esta metodología brinda a los equipos autonomía, libertad y flexibilidad. Como resultado, los empleados están más felices y comprometidos con la misión de la empresa, creando valor, innovando y ¡alcanzando resultados increíbles!
Seguramente después de haber leído esta introducción te causara curiosidad saber ¿qué es exactamente el smart working? ¿Qué cambios en la cultura de empresa implica el smart working?¿Existen herramientas que ayuden a instaurar este nuevo modelo? En este artículo encontrarás las respuestas a estas dudas y ¡también te contaremos todas las ventajas que trae el smart working consigo!
¿Qué es el Smart Working?
Algunos definen el smart working como un forma de trabajo remoto, pero en realidad implica mucho más. El smart working es una nueva forma de trabajo cuyo eje central es darle a tus empleados la autonomía de decidir trabajar donde y en el horario que mejor se adapte a sus vidas, siempre y cuando cumplan con sus objetivos.
La autonomía que brinda el smart working facilita el balance entre la vida personal y laboral, pasando del concepto tradicional “la vida debe girar en torno al trabajo” a “haz que tu trabajo gire en torno a tu vida”.
El smart working implica lograr que tu equipo trabaje bajo un modelo de cumplimiento de objetivos, usando la tecnología como gran aliado para facilitar el día a día. Como resultado los procesos serán más efectivos y tu empresa obtendrá mayores beneficios. De acuerdo con el Informe Anual del Teletrabajo, el 71% de los empleados y el 83% de los managers consiguen una mejor concentración trabajando en remoto que presencial.
Suena como un sueño hecho realidad, ¿no? Aunque si eres el CEO de una empresa o el Director de RRHH y te detienes a pensar, igualmente surgen ciertas dudas: cómo podrías organizar reuniones de equipo si todos tienen un horario diferente, monitorear el trabajo de tus empleados, medir su desempeño o mantener al equipo unido bajo el mismo propósito. Es normal que esto cause un pequeño ataque de ansiedad. ¡No te preocupes, solo es cuestión de adaptar tu cultura de empresa al smart working!
¿Cómo adaptar tu cultura de empresa al smart working?
Como hemos mencionado, el smart working implica una serie de grandes cambios, por esto es importante que adaptes tu cultura de empresa. Así tus empleados se mantendrán motivados, satisfechos y unidos bajo un mismo objetivo.
Estos cambios implican instaurar metodologías ágiles, prepararse para el trabajo remoto o híbrido, fijar muy bien los objetivos y no olvidarse del trabajo en equipo… aún así estén separados por kilómetros de distancia.
Metodologías de trabajo ágil
Las metodologías de trabajo ágil son estrategias para trabajar de forma innovadora, al organizar flujos y dividir el proyecto en partes, resolviendo cada etapa en poco tiempo y permitiendo realizar cambios sobre la marcha. Estas metodologías dan mayor enfoque a las necesidades del cliente.
Uno de los doce principios del Manifiesto Ágil menciona que “Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños emergen de equipos auto-organizados”. En otras palabras, los equipos con mayor libertad y flexibilidad, tienen mayor motivación, generando el máximo valor para el cliente.
Por esto, las metodologías ágiles son el complemento perfecto para el smart working, pues te ayudarán al seguimiento de tu equipo en remoto y tener mejores resultados en el ámbito de:
- Agilizar el trabajo: se establecen periodos de tiempo para que cada equipo realice entregas rápidas y continuas, haciendo más eficiente el trabajo.
- Aumentar la motivación y satisfacción de los empleados: al tener mayor autonomía y flexibilidad, se abre paso a la creatividad e innovación. Esto se traduce en mayor motivación, satisfacción y compromiso laboral, aumentando así la productividad.
- Fomentar el trabajo en equipo: para lograr instaurar metodologías ágiles y un modelo de smart working exitoso, se necesita compromiso de cada miembro. Así todos trabajaran cohesionados bajo una misma meta.
- Reducir riesgos y errores: al tener entregas constantes y por etapas, se facilita la revisión y detección de errores. Esto permite tomar acciones oportunas, evitando costos innecesarios.
Algunas de las metodologías ágiles más conocidas son Extreme Programing XP, Scrum, Kanban o Agile Inception. La adecuada para ti dependerá de tu empresa y los objetivos que plantees.
Trabajo remoto o Trabajo Híbrido
“Trabaja duro, desde donde sea” es la filosofía del smart working. La autonomía que le das a tus empleados de trabajar en el horario que mejor les convenga, confiando en que alcanzarán sus objetivos, es el ingrediente secreto del smart working.
Según el estudio de Manpower Group “El impacto de lo híbrido”, el 89% de las personas espera que sus empresas les ofrezcan la posibilidad de trabajar de forma híbrida. Entonces, ¿cómo debe ser mi cultura de empresa para lograr ofrecer esta posibilidad?
Más que ofrecer una flexibilidad en el horario y lugar de trabajo, es necesario que adaptes tu cultura de empresa a este cambio. De no hacerlo la motivación y desempeño de tu equipo podría verse afectada por la distancia.
Para poder adaptar tu cultura de empresa al smart working e instaurar exitosamente una estructura de trabajo remoto o híbrida, debes:
- Asegurarte de que las personas que trabajen desde casa tengan buen acceso a internet, y un espacio adecuado para trabajar. Existen herramientas que pueden ayudarte a crear una “oficina en remoto” de las cuales hablaremos más adelante.
- Haz que la comunicación sea sencilla, clara y concreta. Para ello puedes usar canales de comunicación que faciliten la interacción del equipo. Más adelante también hablaremos de algunas herramientas que te pueden ayudar.
- Promueve el recibir y dar feedback. Así identificarás puntos de mejora y ayudará a que tu cultura de empresa sea más saludable y productiva.
- Mide el eNPS periódicamente. Trabajar en remoto puede distanciar a los equipos y hacer que se pierda un poco la motivación. Al medir el eNPS podrás identificar aquellos empleados que están pasando por un momento difícil e impedir que lleguen al burnout laboral.
- Implanta una metodología ágil de trabajo, como las explicadas anteriormente. Así lograrás que el trabajo en equipo sea mucho más organizado, eficiente y productivo.
- Alinea esta nueva metodología de trabajo con el cumplimiento de objetivos. Puedes incentivar a tu equipo a proponer estos objetivos y ¡así mejorar su compromiso para alcanzarlos!
OKRs y KPIs
Como sabes, el smart working es un modelo de trabajo por objetivos. Su éxito depende en gran medida en la definición clara de esos objetivos.
Instaurar OKRs y KPIs puede ser el “as bajo la manga” que tanto necesitas para lograrlo. Saber cómo funcionan e implementarlos, te ayudará a tener un modelo de smart working envidiable.
Los OKR, como lo indican sus siglas en inglés son “Objectives and Key Results” o “Objetivos y Resultados Clave”. La metodología de OKRs es usada para fijar objetivos directamente relacionados con el propósito de la empresa.
Para fijar un OKR debes definir:
- O, Objective o Objetivo que deseas alcanzar, por ejemplo: aumentar la satisfacción laboral de mi equipo remoto.
- KR, Key Result o Resultado clave, refiriéndose a cómo deseas alcanzar ese objetivo.
En cuanto a los KPIs, Indicadores Clave de Desempeño o como lo indican sus siglas en inglés “Key Performance Indicators”. En general, los KPIs son métricas que te permiten cuantificar el desempeño respecto a una acción en específico. Además, ayudan a comparar los resultados con periodos de tiempo, facilitando la identificación de puntos de mejora o iniciativas exitosas. Algunos KPIs usados en recursos humanos son: eNPS, índice de rotación, tasa de ausentismo, entre muchos otros.
Nos podemos referir a los KPIs como al cuadro de mando para medir esos Key Results. La elección de los KPIs idóneos para tu equipo, dependerá de los OKRs que fijes en un periodo de tiempo específico. Por esto no es necesario que midas todos los KPIs existentes. Una combinación idónea de estas dos metodologías para fijar y medir resultados, sin duda alguna te ayudarán a hacer posible el smart working.
Trabajo en equipo
Al trabajar en remoto es posible que tus empleados puedan sentirse un poco solos, limitando la interacción con sus compañeros solo para casos específicos. Esto hace que se dificulte el trabajo en equipo.
Debes asegurarte de que tu equipo siempre esté unido bajo el mismo propósito. Hazles saber que a pesar de estar a kilómetros de distancia, están a un mensaje o llamada de cualquiera de sus compañeros o líderes.
Para lograrlo, puedes organizar espacios de team building, como:
- All Hands mensuales para mantener informado al equipo del desempeño de la empresa. También es una oportunidad para darles un espacio para que hablen contigo y expresen cualquier preocupación.
- Coffee breaks, sesiones de videojuegos o yoga, o cualquier actividad que se te ocurra de forma virtual. Busca organizar espacios donde tu equipo pueda relajarse, compartir y conocerse un poco ¡La única regla es no hablar de trabajo!
- Crea canales dentro de Slack (o la plataforma de comunicación que uses) destinados a no hablar del trabajo. Así das un espacio a tu equipo para socializar un poco, y reemplazar el “small talk” que se pierde con la virtualidad.
Ventajas del Smart Working
Además de ayudarte a obtener mejores resultados, el smart working trae muchos beneficios, no solo para tu empresa, ¡sino también para tus empleados! Entonces, ¿te imaginas todo lo que mejoraría tu experiencia del empleado gracias al smart working?
Ambiente creativo
Al ofrecer mayor autonomía y flexibilidad se estimula la creatividad e innovación. Bajo el modelo del smart working, tus empleados no se sentirán presionados a “calentar silla” solo para cumplir un horario de 8 horas diarias. Por el contrario, al trabajar bajo un modelo de cumplimiento de objetivos, se verán mucho más motivados a alcanzarlos. Además gracias a la libertad del smart working, tendrán un incentivo más para demostrar lo mucho que pueden ofrecer y se verán motivados a proponer ideas e innovar.
Aumento de la productividad
El smart working también trae un aumento increíble en la productividad de tu equipo. Según datos recolectados por McKinsey & Company, el 25% de la fuerza laboral podría trabajar desde casa de tres a cinco días a la semana sin ninguna pérdida de productividad.
Esto sucede gracias a:
- Al trabajar en remoto, no pierdes tiempo en el tráfico o transporte público. Así tienes más tiempo para las tareas realmente importantes.
- En una encuesta a millennials realizada por Deloitte en 2020, encontraron que casi siete de cada 10 millennials dijeron que trabajar desde casa y evitar los viajes diarios a la oficina alivia el estrés, permitiéndoles ser mucho más productivos.
- Gracias a la flexibilidad horaria del smart working, los empleados pueden acomodar su trabajo en torno a su vida. Esto evita el ausentismo laboral debido a citas médicas, reuniones escolares, etc.
Optimización de costos para la empresa y el empleado
El smart working además de hacer más eficiente el trabajo de tu equipo, también ayuda a optimizar costos para tu empresa y tus empleados al mismo tiempo.
Entre los costos que puedes ahorrarte o reducir gracias al smart working se destacan:
- Al trabajar en remoto no es necesario pagar el alquiler de una oficina. Si lo piensas bien ¡también ahorras en el pago de servicios públicos y mantenimiento de un espacio físico!
- En el caso del trabajo híbrido los servicios públicos se reducen, al no tener personal en la oficina 5 días a la semana.
- Tus empleados no incurren en gastos de transporte. De esta forma también ahorran tiempo y dinero… ah y ¡además ayudan al medio ambiente!
- Al trabajar desde casa, tus empleados tampoco incurren en gastos de restaurantes, cafeterías o evitan el tener que preparar su almuerzo la noche anterior. Podrán comer desde la comodidad de su hogar. ¡Nada mejor que la comida de casa y recién hecha!
- Al no tener viajes laborales, no es necesario incurrir en gastos de billetes, hoteles y dietas.
Equilibro personal- laboral
En la misma encuesta realizada a millennials por Deloitte, dos tercios de los millennials encuestados dijeron que trabajar de forma remota permite un mejor equilibrio vida-trabajo. La mitad de todos los encuestados dijo que se siente más capaz de ser “él mismo” en el trabajo, teniendo su oficina en casa.
Como el smart working da flexibilidad a tu equipo para organizar su horario de trabajo en torno a su vida, es mucho más fácil encontrar un equilibrio. No tener tiempo para la vida personal es cosa del pasado.
Mayor satisfacción laboral de tu empleados
Todos estos beneficios del smart working se verán reflejados en un aumento de satisfacción laboral en tu equipo. ¡El trabajo duro trae sus recompensas!
Con el smart working tus empleados tienen mayor autonomía para tomar decisiones, flexibilidad en su trabajo y ahorran dinero y tiempo. Además se ven empoderados gracias al voto de confianza que les das al instaurar un modelo de trabajo bajo cumplimiento de objetivos. ¡Gracias a todos estos beneficios la satisfacción laboral de tus empleados llegará a otro nivel!
Smartly tools para instaurar el smart working
Hasta ahora hemos hablado de los cambios en la cultura de empresa necesarios para el smart working y de los beneficios que trae para tu equipo. Ahora es momento de contarte cuales son esas herramientas que te ayudarán a hacer del smart working una realidad en tu empresa.
Canales de comunicación interna en la empresa
Existen muchas herramientas que pueden ayudarte a tener una comunicación interna mucho más eficiente y rápida. Con estas aplicaciones puedes crear canales para abordar temas específicos. Por ejemplo, cada equipo puede tener su propio canal y hablar de temas que sean de su interés. También puedes crear el canal “Coffee Break”, y así cuando alguien de tu equipo quiera tomarse una pausa, pueda preguntarle a algún compañero si a alguien más le apetece un descanso y así compartir de un café y una charla virtual con ellos.
Algunas de las aplicaciones más conocidas para esto son Microsoft Teams, G Suite de Google, Slack y Confluence. Nailted, software de employee engagement que mediante la comunicación y el feedback mejora la experiencia de empleado, se integra con estas tres primeras plataformas. Implementarlo facilitará la participación de tus empleados en encuestas para medir su nivel de satisfacción laboral. También te ayudará a agendar reuniones 1:1 periódicamente y realizar un seguimiento adecuado tanto del estado de ánimo de tus personas como de sus objetivos.
¡Así tendrás una comunicación más directa, abierta y fluida con tu equipo!
Trabajo colaborativo
El trabajo remoto es uno de los protagonistas del smart working. Sin embargo, la virtualidad puede hacer un poco complicado discutir algunos temas, hacer una lluvia de ideas, o trabajar proyectos en conjunto.
Software de Recursos Humanos
Un software de Recursos Humanos es una herramienta que ayuda a optimizar la gestión de todos los aspectos relacionados con los empleados de una empresa. Estos software ayudan a automatizar el pago de nóminas, control horario, vacaciones, tener una base de datos de los empleados, entre otros. Su objetivo es aliviar el trabajo de este departamento.
Existen diferentes tipos de software de RRHH. Solo es cuestión de encontrar cuál se adapta mejor a tu empresa.
Software de Employee Engagement
Finalmente, bajo un modelo de smart working te puedes ver en la situación de tener empleados en diferentes ciudades e incluso países. Esta distancia no puede ser una excusa, sino una razón más para cuidar tu Employee Engagement.
Por esto, usar un software de Employee Engagement te ayudará a gestionar y cuidar de tu equipo remoto para sobrevivir a la nueva era del smart working. Te dejamos una lista de las Mejores Herramientas para medir el Employee Engagement para el 2022.
Tu mejor aliado para lograr un modelo de smart working es una herramienta que te ayude a materializar todas las iniciativas mencionadas en este artículo. Por esto te presentamos Nailted, una solución con la que podrás adaptar tu cultura de empresa a la era del teletrabajo. Podrás tomar las mejores decisiones basadas en datos en tiempo real gracias a los ciclos de feedback continuos enviados de forma automática por el software . Así podrás tener una imagen clara de tu equipo, al dar seguimiento a su satisfacción laboral y asegurar que el smart working verdaderamente ayuda a mantener a tu equipo comprometido.
Agenda una demo con uno de nuestros expertos y conoce más sobre cómo Nailted puede ayudarte a adaptar tu cultura de empresa a la era del smart working y mantener a tu equipo unido bajo un mismo propósito, a pesar de solo verse a través de una pantalla.
