La Directiva Europea de Whistleblowing ha marcado la legislación española, imponiendo una obligación significativa a las empresas: el procedimiento del canal de denuncias. Para aclarar todas las dudas que surgen de esta normativa, conversamos con Estela Martín, Abogada y Directora de Comunicaciones en SincroGo.
En nuestra conversación, Estela compartió estrategias clave para asegurar el cumplimiento legal y evitar sanciones financieras significativas. Exploramos los elementos esenciales que debe abordar el procedimiento del canal de denuncias obligatorio, destacando que simplemente asignar un chat para reportar incidencias no es suficiente. También detalló los plazos para la implementación del canal, según la naturaleza de cada empresa. Y para cerrar con broche de oro, ¡nos contó valiosos consejos e imperdibles claves para tener éxito en todo el proceso!
A continuación, hablaremos de toda la valiosa información aportada en esta charla:
- Qué es un canal de denuncias: requerimientos, plazos y sanciones
- Cómo implementar un protocolo de canal de denuncias de acuerdo a la Ley canal de denuncias indicado para mi empresa
- Qué retos supone la implementación de un Canal de Denuncias
- Las 7 claves del buen procedimiento del canal de denuncias
Qué es un canal de denuncias: requerimientos, plazos y sanciones
Como mencionamos anteriormente, la Ley del Canal de Denuncias, nace de la Directiva del Whistleblowing de la Unión Europea. La normativa 02/2023 indica que todas las empresas con más de 50 empleados deben contar con un canal para reportar infracciones y conductas ilícitas.
Por ejemplo, imaginemos que un empleado tiene indicios de que uno de los directivos de la empresa decide colaborar con ciertos proveedores a cambio de favores personales. Estela identificó esto como un factor claro que podría ser motivo de denuncia.
El procedimiento del canal de denuncias debe cumplir una serie de requisitos específicos para evitar grandes sanciones.
Requerimientos a cumplir con el protocolo del canal de denuncias interno y plazos para instaurarlo
Todas aquellas empresas a partir de 50 empleados deben tener un canal de denuncias. Los plazos para instaurarlo, dependen del tamaño de la compañía:
- 13 de junio de 2023: 250 trabajadores en adelante.
- 1 de diciembre de 2023: 50 a 249 trabajadores.
Sin embargo, existen entidades que independientemente del número de empleados, deben tener un procedimiento del canal de denuncias obligatorio, debido a la industria en la que desarrollan sus actividades. Empresas en el sector financiero, partidos políticos, sindicatos, patronales o fundaciones creadas por los mismos que reciban fondos públicos.
Además de los plazos para tener implementado un procedimiento del canal de denuncias, también es necesario tener en cuenta:
- Garantizar al 100% el anonimato del denunciante y su protección.
- Contar con un sistema interno de información, en el cual alojar y gestionar el canal de denuncias.
- Designar a una persona o departamento encargado de gestionar el canal de denuncias.
- Realizar seguimiento apropiado a las incidencias reportadas.
- Facilitar el acceso al canal para todos en la empresa.
- Comunicar su existencia regularmente y fomentar su uso cuando sea necesario.
La sanciones a evitar de la directiva de canal de denuncias
Es de gran importancia cerciorarse de cumplir con los requerimientos mencionados en el punto anterior. De lo contrario, las empresas pueden enfrentarse a grandes multas por incumplir con la Ley del Canal de Denuncias. Estas oscilan entre:
- 30.001 hasta 300.000 € si se trata de personas físicas.
- 600.001 hasta 1.000.000 € en caso de empresas.
Las sanciones y cuantías irán de acuerdo a la gravedad de la infracción:
- Se considera como infracciones muy graves:
- Obstaculizar el seguimiento de la denuncia.
- Tomar represalias contra el denunciante.
- Vulnerar la confidencialidad y el anonimato.
- Se considera como infracciones graves:
- Limitar los derechos y garantías antes señalados.
- Obstaculizar la presentación de informaciones o ralentizar su seguimiento.
- Se considera como infracciones leves:
- Gestionar la denuncia con información incompleta, de manera deliberada por parte del responsable del Sistema a la Autoridad, o fuera del plazo concedido para ello.
- No cumplir con la obligación de colaborar con la investigación de informaciones.
Aquellas personas que presenten una denuncia falsa también serán sancionadas.
Es por ello que contar con un software para instaurar tu procedimiento del canal de denuncias es clave. No solo evitarás altas multas que pueden acabar con la estabilidad de una empresa. También estarás proporcionando a los empleados un entorno seguro y de confianza para reportar conductas ilícitas.
Cuáles son las medidas de protección a los denunciantes
Como mencionó Estela durante la entrevista, garantizar la protección del informante es uno de los requerimientos más relevantes de la normativa. Es fundamental garantizar que el denunciante no recibirá ningún tipo de represalia. Es decir, no se le puede sancionar, despedir, o amenazar por reportar una incidencia. Además es indispensable cumplir con la confidencialidad durante todo el proceso.
No cumplir con este requisito, es considerado cómo una infracción muy grave.
Cómo implementar un protocolo de canal de denuncias de acuerdo a la Ley
Antes que nada, debemos decidir de qué forma queremos gestionar nuestro procedimiento del canal de denuncias obligatorio. Puede ser de forma interna o externa.
Cómo gestionar el canal de denuncias interno
En empresas más pequeñas, es común implementar un canal de denuncias interno, con Recursos Humanos a cargo de gestionar las incidencias y fomentar su uso en todo el equipo.
En algunas empresas más grandes, la gestión interna del canal de denuncias también es una elección. Por lo general, cuentan con un Compliance Officer encargado de garantizar el cumplimiento legal.
Por otro lado, algunas empresas optan por la externalización de la gestión del canal de denuncias, contratando expertos en cumplimiento y protección de datos para cumplir con las obligaciones legales y evitar sanciones.
En cualquier caso, el seguimiento y la respuesta oportuna a las incidencias dentro de los plazos legales son cruciales. Además, contar con un sistema interno de información y herramientas de gestión adecuadas simplifica el proceso. A continuación, te contamos los consejos de Estela para elegir la solución correcta para tu empresa.
Cómo elegir la herramienta o software de canal de denuncias indicado para mi empresa
Para Estela, existen algunas características infaltables a la hora de elegir un software de whistleblowing:
- Fácil de acceder y usar para reportar incidencias.
- Facilidad para gestionar las incidencias y hacer seguimiento apropiado.
- Asegurar el anonimato de los denunciantes y la protección de datos.
Nailted cuenta con estas funcionalidades para garantizar el cumplimiento de la directiva. Al usar nuestro software podrás:
- Proteger a tus empleados: preserva la identidad de los denunciantes y garantiza la seguridad del equipo mediante mensajes totalmente anónimos.
- Evitar la pérdida de información: recoge todos los mensajes de denuncia en un mismo lugar y asocia un ID diferente a cada uno de ellos para hacer seguimiento.
- Hacer seguimiento y garantizar la comunicación bidireccional: facilita el flujo de información entre el denunciante y la empresa mediante un chat de mensajes. Además de acuse de recibo y la actualización del estado de la denuncia mientras preservas el anonimato.
- Integrar tus procesos de engagement con el canal de denuncias obligatorio: ten en un solo lugar cada uno de los procesos que mejorarán la experiencia de tus empleados.
- Evaluaciones de desempeño.
- Reuniones 1:1.
- Reconocimiento a empleados.
- Analítica de personas.
Qué retos supone la implementación de un canal de denuncias obligatorio
El primer desafío al que se enfrentan las empresas es establecer el procedimiento del canal de denuncias. Como mencionamos previamente, las empresas deben decidir si implementar el canal internamente o externamente, y designar a la persona responsable de su gestión. Una vez que se haya tomado esta decisión y se haya elegido la herramienta adecuada, el siguiente gran reto al que se enfrentan es promover su uso.
Para lograr esto, una vez que el canal esté en funcionamiento, es fundamental informar a todos los empleados sobre su existencia y explicar su objetivo. Después de esta etapa, es necesario recordar periódicamente a los empleados la existencia del procedimiento del canal de denuncias. Algunas empresas también optan por brindar capacitaciones específicas sobre cómo utilizar el canal y qué tipos de incidentes se pueden informar a través de él.
Tal como señaló Estela, experta en compliance, uno de los requisitos es demostrar que los empleados están al tanto de la existencia del canal de whistleblowing. Las capacitaciones y las comunicaciones a los empleados sobre este tema pueden servir como pruebas de que la empresa cumple con este requisito.
Otro desafío al que se enfrentan las empresas, o más específicamente, la persona encargada de gestionar las denuncias, es responder a estas denuncias dentro de los plazos establecidos por la ley. Por lo tanto, es fundamental contar con una herramienta que facilite la gestión de la información.
Por ejemplo, si utilizas el Canal de Whistleblowing de Nailted, cada denuncia se asociará automáticamente con un número de identificación (ID), lo que facilitará su seguimiento. Además, toda la información del caso se registrará bajo este código. Nuestra herramienta también envía recordatorios al administrador cuando hay mensajes pendientes por leer y responder.
Las 7 claves del buen procedimiento del canal de denuncias
Estos son algunos de los consejos que nos dejó Estela para asegurarnos de cumplir con todos los requisitos de la Directiva del Whistleblowing.
- Diseñar un plan de comunicación del procedimiento del canal de denuncias, para dar a conocer su existencia y funcionamiento en la empresa. Si es necesario, incluir formaciones.
- Fomentar dar y recibir feedback en la empresa. De esta manera, los empleados estarán familiarizados con dar feedback negativo, facilitándoles la realización de estas denuncias.
- Establecer un protocolo específico para reportar cada tipo de incidencia: ilícitas, de mobbing laboral u otras conductas irregulares.
- En caso de que decidas gestionar el canal internamente, la persona que designes como encargado debe tener un mínimo de conocimientos legales.
- Si decides acudir a un tercero, ten claro los factores a externalizar (pueden ser todos). Así podrás hacer un seguimiento adecuado y tener control de la información.
- Una vez instaurado, es necesario revisar las denuncias periódicamente. En caso de recibir denuncias diferentes a corrupción o comportamientos ilícitos, quiere decir que no has comunicado el objetivo del canal adecuadamente.
- Cuando logres que el canal funcione correctamente, es aconsejable analizar la información cada seis meses a menos que recibas una avalancha de denuncias repentinamente.
Cumplir con todos los requerimientos de la Ley del Canal de Denuncias es fundamental. No solo garantiza evitar una multa por cantidades astronómicas de dinero. También es una forma de dar voz a los empleados, y así crear un entorno laboral más seguro donde los comportamientos ilícitos no son bienvenidos.
Nailted puede ser tu gran aliado para este proceso. ¿Quieres que te contemos cómo podemos ayudarte a instaurar tu procedimiento del canal de denuncias obligatorio y cumplir con la ley?
